مسلماً هنگامی که شما بهترین افراد را برای تیم خود پیدا می‌کنید، آنها مهارت‌های لازم را دارا بوده و مشتاقانه برای شما کار خواهند کرد. در چنین حالتی همه چیز خوب پیش خواهد رفت ولی همچنان یک مشکل وجود دارد. اگرچه تیم دورکاری (Remote Team) می‌تواند کارایی بسیار خوبی داشته باشد اما در مقابل نیز می‌تواند شما را به مسیر اشتباه هدایت کند (از طریق به تعویق انداختن کارها، کاهش انگیزه، عدم رعایت محدودیت‌ها).
اساسی‌ترین مشکل با افراد تیم دورکار از بین رفتن انگیزه‌ی آنها در طول دوران کاری است. چگونه می‌توان از وقوع چنین مساله‌ای جلوگیری کرد؟ بسیار ساده است. شما باید بطور مداوم و پیوسته به افراد تیم خود انگیزه داده و همواره آنها را تشویق کنید. در ادامه به معرفی پنج روش برای ایجاد انگیزه در اینگونه تیم‌ها خواهیم پرداخت.
به اشتراک گذاشتن صفحه (screen)
شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که همه از همان روز اول همه چیز را بدانند. شما چه از انواع مختلف نرم افزار استفاده کنید و چه از افراد تیم خود بخواهید که محتوا را در وب سایت یا بلاگ آپلود کنند، در هر دو صورت باید به آنها نحوه‌ی کار با هر یک از این روش‌ها را نشان دهید. توجه کنید که آموزش بصورت تصویری باشد. اگر شما تنها به نوشتن دستورالعمل‌ها اکتفا کنید، حتی اگر سعی کنید که همه چیز را ساده‌تر بیان کنید، باز هم بسیاری از موارد جا می‌افتد. بنابراین بهتر است با افزودن تصاویر آموزشی (screenshots) فهم موضوعات را برای افراد تیم ساده‌تر کنید. اما با تمامی این اوصاف شما هنوز در معرض خطر هستید.
آیا می‌دانید چه روشی کارساز است؟ صفحه‌ی خود را به اشتراک بگذارید! برای اینکار شما می‌توانید از ابزارهای رایگانی همچون Team Viewer استفاده کنید و در نتیجه‌ی آن کلیه‌ی افراد تیم می‌توانند صفحه مانیتور شما را در حین آموزش مشاهده کنند. بعلاوه هرکدام از افراد تیم می‌توانند در هنگام برخورد با مشکل صفحه مانیتور خود را نشان داده و شما می‌توانید به همراه خود آنها، مشکلاتشان را رفع نمایید. بسیار اهمیت دارد که افراد تیم دورکار خود را به‌درستی آموزش دهید.
برای مطالعه‌ی ادامه‌ی مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:
مقاله‌ی پنج راهکار به منظور افزایش انگیزه کاری تیم‌های دورکار
بخش خدمات مشتریان (Customer Service) نیز همانند سایر بخش‌های سازمان، اصطلاحات و معیارهای ارزیابی مخصوص به خود را دارد. شما چه یک نماینده خدمات مشتریان باتجربه باشید و چه به تازگی کار خود را شروع کرده باشید، در هر صورت به دانستن اصطلاحاتی که در ادامه به ذکر آنها می‌پردازیم نیاز خواهید داشت.
متوسط زمان رسیدگی (Average Handle Time)
به متوسط زمانی که یک نماینده مشتری جهت رسیدگی به درخواست‌ها و رفع کامل مشکلات مشتریان صرف می‌کند، متوسط زمان رسیدگی گفته می‌شود. AHT یا همان متوسط زمان رسیدگی از طریق مواردی چون شروع تماس یا شروع درخواست مشتری و هرگونه زمان انتظار، مدت زمان مکالمه با مشتری و سایر موارد مرتبط اندازه‌گیری می‌شود.
برای مطالعه‌ی ادامه‌ی مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:
اگر به فکر استفاده از نرم افزار تیکتینگ برای مدیریت امور مشتریان خود هستید، احتمالا این سوال نیز برایتان پیش می‌آید که آیا این نرم افزار واقعا ارزش سرمایه‌گذاری دارد.
شاید پیش از این از ایمیل برای رسیدگی به شکایات مشتریان استفاده می‌کردید و هرگز نیز مشکلی با این روش نداشتید. آنچه که احتمالا متوجه آن نشده‌اید این است که استفاده از نرم افزار تیکتینگ تا چه میزان می‌تواند حل مشکلات مشتریان را آسان‌تر کند. سازمانی که این نرم افزار ایجاد می‌کند، راه‌حل‌های موثری ارائه خواهد داد که هم به نفع مشتریان و هم به نفع شرکت‌ها خواهد بود.
اولویت بندی (Prioritization)
نرم افزار تیکتینگ (Ticketing software) با اولویت بندی کردن درخواست‌های مهم‌تر، به کارکنان کمک می‌کند تا آنها بتوانند ابتدا به مسائل فوری رسیدگی کنند. شما می‌توانید با طراحی یک سیستم رتبه‌بندی برای حالاتی که مشکلات خاصی در گروه‌های اولویت‌بندی خاصی قرار می‌گیرند، یک گردش کار (Work Flow) تعریف کنید. با استفاده از ایمیل، کارکنان کارها را بر اساس ترتیب دریافت ایمیل‌ها انجام می‌دهند و این بدین معنا است که یک مشکل جدی ممکن است برای مدتی طولانی حل نشده باقی بماند زیرا کارکنان در حال رفع مشکلات جزئی و کم اهمیت هستند.
برای مطالعه‌ی ادامه‌ی مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:
3 نکته کلیدی در اجرای ITSM
پیاده سازی راهکار های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (IT Service Management) مستلزم ملاحظات ویژه ای است که عدم توجه به آنها ممکن است به شکست کار منجر شود. ممکن است کسی فکر کند شیوه‌ای که تمرکزش بر ارائه سرویس‌های برتر IT به شرکت است، هدفی جز این ندارد که مدیر ارشد و کل دپارتمانIT را حمایت و قرین افتخار کند، اما این طور نیست.
یان کلیتون، مولف بلاگ "Service Management 101"، استاندارد ITIL را داروی نیروزای مدیریت سرویس یا به عبارت دیگر، «راه حل سریع» می‌نامد. با اینکه ITIL در جایگاه یک راه‌‌حل قرار داده شده اما در واقع تنها یکی از ابزارهای متعددی است که در اختیار ما می‌باشد. واقعیت این است که هیچ راه حل سریع یا قرص سحرآمیزی برای اجرای ITSM وجود ندارد. مدیریت سرویس IT زمان و انضباط می‌طلبد.
سه نکته در رابطه با ITSM وجود دارد که تیم‌های ITSM باید آنها را به خاطر بسپارند (البته نکات بیشتری نیز وجود دارند، اما بیائید با همین 3 نکته شروع کنیم):
برای مطالعه‌ی ادامه‌ی مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:
مقاله‌ی 3 نکته کلیدی در اجرای ITSM