راهنمای گام به گام راه اندازی نرم افزار Help Desk دانا

زیر سیستم Help Desk دانا (DANA Help Desk Software) یکی از ماژول‌های اصلی نرم افزار جامع مدیریت خدمات فناوری اطلاعات دانا می‌باشد. این سیستم با توجه به استاندارد ITIL و بکارگیری بهترین روش‌ها، شما را در پیاده سازی فرآیند‌های صحیح در جهت رسیدگی به موقع و با کیفیت به درخواست‌ها و رویداد ها یاری می‌رساند.

با استفاده از نرم افزار Help Desk دانا، مدیران واحد فناوری اطلاعات در سازمانها و همچنین مدیران بخش پشتیبانی شرکت‌ها به آسانی و در هر لحظه می توانند وضعیت و کیفیت رسیدگی به درخواست‌ها و رویداد ها را مشاهده کرده و از ارائه خدمات سطح بالا به کاربران و مشتریان اطمینان حاصل کنند.

چه سازمان ها و شرکت هایی به نرم افزار دانا نیاز دارند؟

به طور کلی می توان گفت نرم افزار دانا به نیاز دو گروه از شرکت ها و سازمان ها پاسخ می دهد:

 شرکت ها و سازمان هایی که دارای شبکه و یا دیتاسنتر متوسط و بزرگ هستند.مدیران فناوری اطلاعات و راهبران شبکه در این سازمان ها ، نیاز به راه کاری پیشرفته و جامع برای مدیریت فناوری اطلاعات دارند، لذا نرم افزار مدیریت فناوری اطلاعات دانا به این افراد کمک می کند تا به روشی استاندارد (ITIL) و بصورت یکپارچه فرآیند ها و خدمات فناوری اطلاعات را مدیریت کنند.

برای مطالعه‌ی ادامه‌ی مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:

مقاله‌ی راهنمای گام به گام راه اندازی نرم افزار Help Desk دانا

نحوه بکارگیری مکانیزم SLA در سیستم دانا

مدیران فناوری اطلاعات نیاز دارند تا عملکرد کارشناسان پشتیبانی و یا پیمانکاران مرتبط را کنترل نموده و از رضایتمندی مشتریان خود نسبت به نحوه پاسخگویی به درخواست هایشان اطمینان حاصل کنند. توافقنامه سطح خدمات (Service Level Agreement) یک روش ایده آل برای مستند سازی توافقات بین تیم پشتیبانی (Help Desk)، مشتریان و یا پیمانکاران است و در چارچوب ITIL نیز بر بکارگیری آن تاکید بسیاری شده است.

پیش از استفاده از زیر سیستم توافقنامه سطح خدمات (SLA) در نرم افزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات دانا، باید به سوالات زیر در ارتباط با سازمان خود پاسخ دهید:

1.  در حیطه کاری سازمان شما، چه درخواست هایی از اهمیت بیشتری برخوردار هستند؟
2.  مهلت مجاز پاسخ به درخواست و یا انجام درخواست توسط کارشناسان و پیمانکاران چه میزان است؟
3. در صورتی که به درخواست ها طی بازه زمانی مشخص شده رسیدگی نشد، چه اقداماتی باید انجام شود؟
4. آیا عدم رسیدگی به درخواست ها در چارچوب زمانی تعیین شده منجر به محاسبه جریمه می شود؟

برای مطالعه‌ی ادامه‌ی مقاله به لینک زیر مراجعه کنید:

مقاله‌ی نحوه بکارگیری مکانیزم SLA در سیستم دانا

تفاوت بین IT Help Desk و IT Service Desk در چیست

نه این یک شوخی بد نیست اگر می‌گویم بین IT Help Desk (بخش پشتیبانی IT) و IT Service Desk (بخش خدمات IT) تفاوتی وجود دارد و اغلب باعث سردرگمی می‌شود (گرچه مطمئنم برخی از افراد با آن مخالفند). در ادامه برداشت خود را راجع به این توصیفات بیان خواهم کرد.

کلام نخست – وقتی در مورد Help Desk یا Service Desk صحبت می‌کنید، به یاد داشته داشته باشید که هر دوی آنها وظایف شرکت هستند و نه قسمتی از نرم افزار. نرم افزارهایی که می‌توانید برای این بخش‌ها خریداری/ اجاره/ سرقت/ تولید کنید، به شما در انجام وظایف مذکور کمک می‌کنند، اما آنها به خودی خود راه حل نیستند. در حالی که می‌توان وظایف بخش Service Desk یا Help Desk را بدون وجود یک نرم افزار (با استفاده از یادداشت‌های کاغذی، تخته، ...) انجام داد، اما اداره این بخش‌ها بدون وجود افراد و نیروی انسانی غیر ممکن است.  

بخش پشتیبانی (Help Desk)

Help Desk یک وظیفه با رویکرد خارجی است. این بخش به مشتریان خارجی اجازه می‌دهد که در رابطه با پرسش‌ها یا مشکلات خود با سازمان شما تماس بگیرند، و به شما فرصت مدیریت این ارتباطات را به روشی موثر می‌دهد. بخش Help Desk معمولاً توسط تیم پشتیبانی مشتریان اداره می‌شود و این تیم اولین خط ارتباط با مشتریان را مدیریت می‌کند. اعضای این تیم می‌توانند تماس مشتری را در صورت نیاز (برای مثال، اگر پرسش مشتری راجع به یک صورتحساب است، آنگاه مشاوره با بخش مالی لازم خواهد بود تا اقدام مناسب به عمل آید) به نقطه دیگری از سازمان ارجاع دهند، اما همیشه تنها نقطه تماس برای مشتریان باقی می‌مانند.

بخش خدمات (Service Desk)

Service Desk یک وظیفه با رویکرد داخلی است. این بخش به مشتریان داخلی اجازه می‌دهد که پرسش‌ها یا مشکلات خود را ثبت کنند، و به شما فرصت مدیریت این مسائل را به روشی موثر می‌دهد. فروشندگان و شرکای تجاری نیز می‌توانند با استفاده از این بخش (Service Desk) مسائل خود را ثبت یا با سازمان شما ارتباط برقرار کنند.

به طور سنتی اغلب ما فکر می‌کنیم که Service Desk صرفاً یکی از وظایف دپارتمان IT است (برای مثال مشکلی با چاپگر دارید، پس باید با Service Desk تماس بگیرید). اما در واقعیت،  هر دپارتمان یا تیم داخل سازمان شما می‌تواند وظایف Service Desk خود را مدیریت کند. حال می‌خواهیم در مورد این مساله فکر کنید، هر دپارتمان یا تیم سرویسی را ارائه می‌دهد و همه آنها مجموعه‌ای از مشتریان داخلی (و اغلب متفاوت) با پرسش‌ها و مشکلات مرتبط با سرویس‌های خود را دارند. این امر به آنها درک درستی از وظیفه خود در رسیدگی به مشتریان داخلی را می‌دهد.

ادامه مقاله در     تفاوت بین IT Help Desk و IT Service Desk در چیست    مشاهده نمایید.

نکات ضروری برای ایجاد یک پایگاه دانش چیست؟

 4 نکته ضروری برای ایجاد یک پایگاه دانش کارآمد در میزکار مدیریت helpdesk

در بازار رقابتی امروز هیچ شرکتی بدون ارائه سرویس‌ها و پشتیبانی درجه یک به مشتریان شرکت قادر به حفظ بقای خود نیست. علاوه بر این، مشتریان به طور فزاینده انتظار دارند که این پشتیبانی به طور شبانه روزی و در تمام ایام هفته و رایگان در دسترسشان باشد. اما اکثر شرکت‌های کوچک و متوسط نمی‌توانند از عهده هزینه دستمزد کارشناسان آموزش دیده و متخصص برای پاسخگویی به تلفن مشتریان یا پاسخ به ایمیل آنها و پشتیبانی شبانه روزی برآیند.

یک پایگاه دانش آنلاین می‌تواند ابزاری بسیار مناسب و مقرون به صرفه برای مدیریت فرآیند های Help Desk باشد. در واقع با یک پایگاه دانش کارآمد شما می‌توانید به مشتریان خود آنچه را که آنها اغلب از یک سرویس مشتری انتظار دارند – راه حل‌هایی برای مشکلاتشان در هنگام وقوع – ارائه دهید و همچنین از مخارج سنگین تشکیل یک تیم پشتیبانی شبانه روزی که در تمام طول هفته کار کنند، رهایی یابید.

در ابتدا لازم است ابزار مناسبی برای ایجاد و مدیریت پایگاه دانش تهیه کنید. نرم افزارهایی مانند سیستم جامع مدیریت فناوری اطلاعات  دارای امکانات پیشرفته ای برای ایجاد و مدیریت یک پایگاه دانش حرفه ای هستند. در انتخاب یک نرم افزار مدیریت پایگاه دانش به امکاناتی نظیر قابلیت جستجوی آسان مطالب و یکپارچگی با زیر سیستم Help Desk دقت نمایید.  

در ادامه به توضیح چهار نکته می‌پردازیم که به شما در ایجاد یک پایگاه دانش کارآمد، با قابلیت ارائه سرویس‌های خوب به مشتریان، کمک خواهند کرد.

برای مشاهده ادامه مطلب به   نکات ضروری برای ایجاد یک پایگاه دانش چیست؟   مراجعه نمائید.